prophysio / tabulalogo / tabulaergo enterprise 6.0.0.530

Dieses Update beinhaltet die Integration einer Spracherfassung / Sprachsteuerung, Erweiterungen speziell für größere Praxen bzw. Institute, als auch eine Vielzahl an Erweiterungen zum Thema Datenschutz.

Terminplanungssystem

Ein Terminvorschlagsystem ist neu implementiert, welches auf Basis von Auslastung, Fähigkeiten als auch Patientenwünschen, Terminkombinationen berechnet und in einer benutzerfreundlichen Form zur Buchung anbietet.

Spracheingabe / Sprachsteuerung

Es wurde eine Spracherfassung (Diktierfunktion) integriert, die zugleich auch als Sprachsteuerung verwendet werden kann. Diese kann im oberen Menü unter "Erweitert" aktiviert werden.

• Spracherfassung: Mit der Diktierfunktion können Texte mittels Sprache in Infofeldern, der Textverarbeitung und in Eingabeelementen der HTML-Dokumente erfasst werden.
• Sprachsteuerung: Die Funktionen aus dem Hauptmenü auf der linken Seite können mit "starte ..." (z.B.: "starte Terminkalender") aufgerufen werden.

Um dieses Feature nutzen zu können, muss am PC eine lokale Sprachengine installiert sein. Der Vorteil in der lokal installierten Sprachengine liegt darin, dass der gesprochene Text auf Ihrem PC übersetzt wird und nicht zur Übersetzung auf einen Server "irgendwo" im Internet geschickt wird. Folgende Sprachengines werden aktuell unterstützt:

• Dragon NaturallySpeaking: wird von uns empfohlen, da damit die beste Übersetzung erzielt wird. Diese Engine ist bei Nuance erhältlich. Die Versionen Dragon Professional Individual und Dragon Home wurden von uns getestet.
• Microsoft Speech Recognizer: wird mit Windows automatisch mitinstalliert und kann über die Systemsteuerung aktiviert und konfiguriert werden. Jedoch ist eine etwas längere "Einlernphase" des Systems notwendig.

Datenschutz-Center: veraltete, personenbezogene Datensätze ermitteln

Das Datenschutz-Center wurde um die Funktion "veraltete, personenbezogene Datensätze ermitteln" erweitert. Damit können personenbezogene Datensätze, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ermittelt und gelöscht bzw. anonymisiert werden.

Dienstplan

Der Ressourcenkalender wurde um die Funktion "Dienstplan" erweitert. Sobald dieser ausgewählt ist, sehen Sie im Ressourcenkalender, welcher Raum von welchem Therapeuten wann belegt wird. Dauerhafte und sich wiederholende Belegungen hinterlegen Sie im Arbeitszeitmodell. Ausnahmen hierzu können im Ressourcenkalender eingetragen werden. Folgende Bereiche berücksichtigt die Darstellung des Dienstplanes:

• Im Arbeitszeitmodell gebundene Ressourcen
• Im Termin gebundene Ressourcen
• Im Ressourcenkalender eingetragene Ausnahmen

Unter Wartung -> "Dienstplan-Überschneidungen prüfen" können für einen definierten Zeitraum Überschneidungen im Dienstplan gefunden werden.

Arbeitszeitmodell - Ressourcen

In den Zeitbalken eines Arbeitszeitmodells kann nun der verwendete Raum eingetragen werden. Dies wird im Ressourcenkalender unter Dienstplan angezeigt.

Freie Termine - Kalender

Es können über die Funktion "Freie Termine" im Terminkalender Termine von einem Therapeuten zu einem anderen, freien Therapeuten verschoben werden. Dazu klicken Sie im Terminkalender auf die Funktion "Freie Termine" und wählen im Kalender einen Termin aus. Jetzt scheinen auf der rechten Seite die freien Therapeuten auf. Berücksichtigt werden freie Zeiten laut Dienstplan und Krankenstandsvertretung.

Diese Funktion aktivieren Sie in den Systemoptionen unter "Kalender -> Terminassistent".

Freie Termine finden

Unter "Assistenten -> Freie Termine finden" wurde ein Assistent integriert, mit welchem ein Ausdruck über die freien Zeiten eines Therapeuten laut Dienstplan und Terminkalender möglich ist.

Terminkalender moderne Ansicht

In der "modernen Ansicht" des Terminkalenders wird nun das Datum korrekt angezeigt.

Olaf für Rechnungspositionen

Im Rechnungen Infosystem wurde die Ausgabeart "Olaf für Rechnungspositionen" integriert. Damit können verrechnete, private Leistungen über das dynamische Statistiksystem ausgewertet werden.

Registrierkasse: Teilzahlung einer offenen Rechnung

Wurde eine offene Rechnung mit der Registrierkasse nur teilweise bezahlt und der "Betrag gegeben" war höher als der Teilzahlungsbetrag, dann wurde der falsche Betrag in der Rechnung als Zahlbetrag eingebucht.

Unternehmensberater - Auslastungsstatistik

Der Unternehmensberater wurde im Bereich der Zeitstatistiken um die Auslastungsstatistik detailliert (tageweise) und kompakt (Summe auf den Mitarbeiter) erweitert. Die Auslastungsstatistik berücksichtigt die Tagessollarbeitszeiten laut Arbeitszeitmodell sowie die eingetragenen Serientermine im Terminkalender und parallele Termine wie Gruppentherapien.

Unternehmensberater - Zeitstatistiken

Die Zeitstatistiken im Unternehmensberater wurden optisch aufgearbeitet und berücksichtigen nun auch die Serientermine aus dem Terminkalender.

Termine: Olaf für Umsätze und Zeiten

Das dynamische Statistiksystem basierend auf den Terminen "Olaf für Umsätze" und "Olaf für Zeiten" wurde um die Felder "Mandant" und "Abrechnungsart" (privat oder elektronisch über die Krankenkasse) erweitert.

Patient: Anzeige des Alters

Die Anzeige des Alters beim Patienten wurde auf folgende Logik geändert:

• Bei Kindern unter 3 Jahren wird das Alter in Monaten angezeigt.
• Bei Kindern unter 5 Jahren wird das Alter in Jahren und Monaten angezeigt.
• Bei Patienten ab dem 5 Lebensjahr wird das Alter wie bisher in Jahren angezeigt. Die Information der Monate wird im gelben Hinweisfenster angezeigt.

Rechnungsstellung: nicht verrechenbare Termine

In der Rechnungsstellung werden Termine ohne verrechenbare Positionen nicht mehr berücksichtigt.

Patienten - Kommunikation: Einwilligungen und Newsletterarten

Der Patientenstamm wurde im Karteireiter "Kommunikation" um folgende Bereiche erweitert:

• Medien - Einwilligungen: hier können die für den Patienten vereinbarten Medien (z.B.: Email, SMS, WhatsApp, usw.) zur Kommunikation hinterlegt werden.
• Newsletter - Arten: hier können die Arten bzw. die Kategorien der Newsletter (z.B.: Werbung, Geburtstagswünsche, usw.), die der Patient beziehen möchte, eintragen. 

Die Inhalte der beiden Bereiche können über die Definitionswartung beliebig verändert bzw. erweitert werden.

Therapeut - Mitarbeiter falsche Faxnummer

Bei Änderung der Faxnummer des Therapeuten, wurde diese falsch in den Mitarbeiterstamm übernommen.

Terminsynchronisation zur Google Cloud - weitere Optionen

Der Terminabgleich zu Google wurde für die Behandlungstermine um folgende Optionen erweitert: 

• Im Termin wird nur das Behandlungskürzel ohne Personenbezug synchronisiert.
• Im Termin werden der Name und die Kontaktdaten des Patienten, jedoch ohne Behandlungsbezug synchronisiert.

Um eine dieser Optionen nutzen zu können, muss der Abgleich auf einen neuen Kalender im Google-Konto eingerichtet werden.

Verschlüsselung von PDF Dateien

PDF-Dateien die aus dem Programm erzeugt werden, können automatisiert mit einem Passwort verschlüsselt werden. Um die Verschlüsselung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

• smallbusiness: Unter "Einstellungen" - "sonstige Einstellungen" finden Sie die Definition im Bereich "System".
• enterprise: Unter "System" - "Systemoptionen" finden Sie die Definition im Bereich "System".

Das Kennwort mit dem die PDF Datei verschlüsselt wird, sollte über einen externen Weg (z.B.: beim Erstgespräch mit dem Patienten) kommuniziert werden.

Dienstplan unterzeichnen

Es ist über den Menüeintrag "Dienstplan drucken" nun möglich einen Dienstplan inklusive Abweichungen, abwesenden Zeiten und Krankenstandsrad auszudrucken.

Olaf für Zeiten

Der Olaf für Zeiten berücksichtigt jetzt auch die Serientermine im System. Der erste Aufruf des Olaf für Zeiten kann etwas länger dauern, da zu diesem Zeitpunkt die Statistikdaten aufbereitet werden müssen.

Krankenstandsvertretungen

Es wurde ein System für Krankenstandsvertretungen entwickelt. Die Krankenstandsvertretungen lassen sich in Rotationen definieren und werden farblich im Kalender markiert. Der Assistent für die Verschiebung von Terminen erkrankter Therapeuten berücksichtigt diese reservierten Zeiten.

eRechnungen für Italien

Es wurden die eRechnungen für Italien eingeführt. Damit sind unsere italienischen Anwender in der Lage, die Rechungen an Firmen und später auch die Rechnungen an Endkunden elektronisch zu versenden.

Fächermanager für Handtücher und Therapiematerialien

Um dem Datenschutz besser gerecht zu werden, sollten Fächer für Handtücher oder Therapiematerial möglichst anonym beschriftet werden. Unsere Software unterstützt Sie dabei mit dem Fächermanager, mit dem Sie Fächer definieren können und danach die Patienten übersichtlich zugeordnet werden.

Rechnungen: Erweiterungen und Optimierungen

Folgende Punkte wurden in den Rechnungen umgebaut:

• Karteireiter "Zahlung" wurde auf "Mahnung / Fibu" umbenannt.
• Unter "Mahnung / Fibu" kann bei einer Gutschrift eine Rechnung ausgebucht werden.
• Das Feld Typ (Rechnung, Gutschrift, etc.) wurde in den Rechnungskopfdaten ergänzt.

neuer Schein: Auswahl des Patienten - Anzeige der offenen Posten

Wird ein neuer Behandlungsschein über den Assistenten für einen bestehenden Patienten erfasst, werden ev. offene Posten als Information angezeigt.

elektronische Rückerstattung: WAHonline - Version 5

Die neue Schnittstellendefinition Version 5 für WAHonline wurde integriert. Für Sie als Anwender hat sich dadurch nichts verändert.

Datenschutz Center: Erweiterungen in der Patientenauskunft

Folgende Erweiterungen wurden im Bereich der Datenauskunft vorgenommen:

• Die Patientenauskunft wurde um folgende Bereiche erweitert: Verordnungen, Merkmale, Gutscheine, Rezepte, Übungen und weitere Kontaktdaten.
• Eine Datenauskunft für Mitarbeiter wurde integriert.

Anbindung timeinfo

Unsere Zeiterfassungssoftware timeinfo kann mit der enterprise Version in einer gemeinsamen Datenbank verwendet werden. Die Vorteile daraus sind:

• gemeinsame Verwendung des Mitarbeiterstammes
• gemeinsame Verwendung der Arbeitszeitmodelle
• Möglichkeit der automatische Produktion von Zeiten für die Therapeuten aus dem Terminkalender

Terminkartenversand per Email: zusätzliche Attachments

Beim Terminkartenversand per Email aus dem Terminkalender können zusätzliche Berichte als Attachment angehängt werden.

Mahnwesen: Versand der Mahnungen per Email

Das Mahnwesen wurde beim Druck der Mahnungen auf folgende Möglichkeiten erweitert:

• direkt am Drucker ausgeben: dabei werden die Mahnungen sofort am Standarddrucker ausgedruckt.
• in der Vorschau öffnen: die Mahnungen werden in einer Vorschau geöffnet und können gedruckt werden.
• per Email senden / direkt drucken: die Mahnungen werden per Email versandt, sofern beim Empfänger eine Emailadresse hinterlegt ist. Ansonsten werden die Mahnungen sofort gedruckt.
• per Email senden / Vorschau öffnen: die Mahnungen werden per Email versandt, sofern beim Empfänger eine Emailadresse hinterlegt ist. Ansonsten werden die Mahnungen in der Vorschau geöffnet.

Mahnwesen: Ausnahme der Kassenrechnungen

Rechnungen, die aufgrund der elektronischen Kassenabrechnung erzeugt wurden, werden nicht mehr im Mahnwesen berücksichtigt.

Feldumbenennungssystem

Ein System ist nun integriert, mit welchem einzelne Felder umbenannt und auch an andere Stellen verschoben werden können. Damit sind individuelle Feldbezeichnungen für angeschlossene und ähnliche Berufsgruppen möglich.

E/A-Rechnung Buchungen

Es wurden visuelle Optimierungen vorgenommen, sodass die Summen der Beträge für die ausgewählten Zeilen gut lesbar sind.

Behandlungsschein: Begriff Gutschein auf Vorauszahlung geändert

Im Behandlungsschein wurde der Begriff "Gutschein" auf "Vorauszahlung" geändert.

Steuer: Definition in den Behandlungen

Die Steuer kann nun im Behandlungsstamm definiert werden. Standardmäßig wird die hinterlegte Steuer aus dem Mandanten / Therapeuten verwendet. Ist eine Steuer in der Behandlung definiert, so wird diese verwendet. Bei Verkaufsartikeln wird nur die Steuer aus dem Artikelstamm berücksichtigt.

Rechnungsstorno - Öffnen des Assistenten

Der Assistent zum Stornieren von Rechnungen kann nur mehr mit einem Klick auf eine einzelne Rechnung gestartet werden.

Termine / Aktivitäten mit Dokumentation

Termine bzw. Aktivitäten, bei denen eine Dokumentation oder Bemerkungen eingetragen wurden, werden in den Auflistungen im Explorer mit einem i-Symbol dargestellt.

Desktopsymbole konnten verloren gehen

Wurde die Software beim Start, bevor sie fertig initialisiert wurde, gleich wieder beendet, konnte es vorkommen, dass die Desktopsymbole gelöscht wurden.